Consejos para que todo salga bien en un evento en directo
Decidido. Vas a organizar un evento en directo. Pero te falta experiencia y confianza. Quieres tener la seguridad de que no se te escapará ningún detalle. Como expertos desde hace más de 15 años en el sector en RX Audiovisuales queremos compartir algunos secretos para que lo consigas:
* Planificación, planificación y planificación
No nos cansaremos de repetirlo. Sería ingenuo pensar que un evento en directo es fruto de la improvisación. Al contrario, todo absolutamente todo, debe estar planificado con antelación para que hasta los imprevistos estén previstos. Para ello deberás usar dos herramientas básicas: un listado de preparativos y una “escaleta” o guion del evento donde se refleje minuto a minuto qué debe ocurrir.
*Los objetivos
¿Por qué has decidido crear este evento? ¿Qué propósitos se persiguen? ¿Dar a conocer tu marca, presentar un nuevo producto o servicio, recaudar fondos, celebrar un aniversario? Pueden ser múltiples y variados, pero deben estar claros porque en base a ellos se organizará el evento en directo.
*Cuándo se celebrará
Antes de elegir la fecha presta atención al calendario: ¿coincidirá con otro que pueda arrebatarle el protagonismo? ¿Está muy próximo a las vacaciones de verano o a días festivos que disminuyan la asistencia? ¿Será el clima apropiado para que se celebre al aire libre? Todo cuenta en la organización de un evento en directo.
* Los invitados
Debemos analizar al público objetivo y saber quién asistirá al evento para crearlo acorde a las expectativas y objetivos de este. Por ejemplo, ¿te gustaría crear un ambiente íntimo y relajado o en cambio te inclinas más por un clima dinámico y creativo? ¿Estará dirigido a un gran público o será un encuentro temático? En este aspecto, la responsabilidad de lo que los asistentes vivan una experiencia única y capten el mensaje que quieras transmitirles recae en gran parte en el equipo de sonido y audio. Son fundamentales para crear experiencias.
*Dónde tendrá lugar el evento en directo
Probablemente sea uno de los aspectos más decisivos. Repasa las necesidades logísticas (tamaño de la sala, número de asistentes, si necesitas efectos audiovisuales o se reproducirá en streaming…). Tómate tu tiempo para seleccionar el lugar.
* Proveedores de confianza
Asegúrate de que contratas a proveedores con experiencia en eventos en directo, desde el encargado del catering, pasando por el decorador y hasta los técnicos e ingenieros del sector audiovisual.
En este aspecto merecen especial mención los profesionales de sonido e iluminación que deben estar coordinados y sabrán responder a preguntas como: ¿Serán necesarias pantallas LED? ¿Cuántos altavoces hacen falta? ¿Y el número de micrófonos y focos? ¿Se podrá seguir también en streaming?
Y un largo etcétera de dudas que en RX Audiovisuales estamos acostumbrados a resolver.
* El plan B
Ponte en la peor situación, pero que no cunda el pánico. Prepara un plan B porque pueden ocurrir contratiempos que no dependen de ti. Deberías tener la calma suficiente para hacerles frente con la mejor de tus sonrisas y una solución de última hora que habrás esbozado durante los preparativos.
* El test
Cuando creas que todo está organizado y antes de que llegue el momento de la verdad es hora de que apruebes el «test» final. Confirma con los proveedores que todo va según lo acordado y realiza comprobaciones de última hora. No obstante, si confías en un profesional podrás relajarte y dar por sentado que gran parte del trabajo está hecho.
Nuestra especialidad es la producción de eventos de principio a fin. Cuenta con nuestra experiencia para que todo salga bien en el próximo evento en directo.
